Paperless-ngx: Kundenkommunikation effizient archivieren – Mehr als nur PDFs in eine Kiste legen

Stellen Sie sich vor: Ein langjähriger Kunde ruft an, verärgert über eine angeblich nicht erfüllte Zusage aus einem Mailwechsel vor drei Jahren. Die Suche beginnt – durch Postfächer verschiedener Mitarbeiter, alte Projektordner, vielleicht sogar ausgedruckte Mails. Stunden vergehen, die Nerven liegen blank. Am Ende ist unklar, ob die Zusage wirklich gegeben wurde oder ob sie schlicht nicht mehr auffindbar ist. Dieses Szenario ist kein Einzelfall, sondern symptomatisch für den Umgang vieler Unternehmen mit ihrer Kundenkommunikation. Hier setzt ein durchdachtes Dokumentenmanagement (DMS) an, und speziell Paperless-ngx hat sich als leistungsstarker, quelloffener Kandidat etabliert, um genau diese Chaos zu bändigen – besonders, wenn es um das Archivieren von Kundenkommunikation geht.

Doch Vorsicht: Ein DMS ist kein magischer Ablagekorb. Die reine Tatsache, PDFs, E-Mails und Briefe irgendwo digital abzulegen, löst noch keine Probleme. Es geht um Systematik, Auffindbarkeit und Nachvollziehbarkeit über Jahre hinweg. Paperless-ngx bietet dafür das Handwerkszeug, aber der Teufel steckt, wie so oft, im betrieblichen Detail und der klugen Integration in die täglichen Abläufe.

Vom Datenberg zur Wissensquelle: Warum Kundenkommunikation archiviert werden muss

Kundenkorrespondenz – ob per E-Mail, Brief, Chat oder auch Notizen aus Telefonaten – ist mehr als nur ausgetauschte Information. Sie ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmenshistorie, des Vertrauensaufbaus und oft genug rechtlich bindend. Die Gründe für eine systematische Archivierung sind vielfältig:

• Compliance & Rechtssicherheit: Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z.B. aus HGB, GoBD) gelten auch für geschäftliche Korrespondenz. Ein lückenloser Nachweis von Vereinbarungen, Reklamationen oder Änderungen ist essenziell. Wer hier nicht nachweisen kann, schwebt im Zweifelsfall im rechtlichen Abseits.
• Wissensmanagement: In Kundeninteraktionen steckt geballtes Wissen über Projekthistorie, Präferenzen, besondere Vereinbarungen oder auch Probleme. Geht dieses Wissen mit ausscheidenden Mitarbeitern oder in unstrukturierten Postfächern verloren, zahlt das Unternehmen drauf – durch doppelte Arbeit oder verpasste Chancen.
• Effizienzsteigerung: Wie viel Zeit verbringen Mitarbeiter damit, alte E-Mails oder Anhänge zu suchen? Eine konsistente Archivierung in einem durchsuchbaren System reduziert diesen Overhead drastisch. Neue Mitarbeiter finden sich schneller ein, Supportanfragen lassen sich besser nachvollziehen.
• Kundenservice: Die Möglichkeit, auf die gesamte Historie einer Kundenbeziehung schnell zugreifen zu können, ermöglicht einen deutlich besseren, persönlicheren und kompetenteren Service. „Wo haben wir das damals nochmal besprochen?“ gehört der Vergangenheit an.

Dabei zeigt sich: Die reine Speicherung der Daten ist das geringste Problem. Die Herausforderung liegt in der strukturierten Erfassung, der sinnvollen Verschlagwortung und der zuverlässigen Auffindbarkeit über lange Zeiträume. Genau hier kommt Paperless-ngx ins Spiel.

Paperless-ngx: Das Open-Source-DMS für den pragmatischen Einsatz

Ausgehend vom ursprünglichen Paperless (und später Paperless-ng) hat sich Paperless-ngx als die aktiv weiterentwickelte, community-getriebene Variante durchgesetzt. Das Ding läuft. Und zwar erstaunlich gut für eine quelloffene Lösung. Kernphilosophie: Eine schlanke, aber mächtige Basis schaffen, die sich flexibel an individuelle Bedürfnisse anpassen lässt – ohne den Overhead kommerzieller Enterprise-Systeme.

Technisch basiert es auf einem Python/Django-Backend, einem PostgreSQL-Datenbank und nutzt für die Texterkennung (OCR) zuverlässig Tesseract. Die Weboberfläche ist übersichtlich und bleibt auch bei großen Beständen responsiv. Ein großer Pluspunkt: Die Containerisierung via Docker macht Installation und Updates erfreulich unkompliziert, auch für Admins, die nicht täglich mit Python-Umgebungen hantieren wollen. Es läuft problemlos auf einem kleinen Server im Haus oder in der Cloud.

Die Kernfunktionen im Überblick

Paperless-ngx glänzt nicht mit hunderten von Nischenfeatures, sondern mit einer durchdachten Umsetzung der essenziellen DMS-Aufgaben:

• Dokumentenerfassung: Der Klassiker: Dokumente per „Watchfolder“ automatisch importieren lassen. Scannt ein Multifunktionsgerät in ein Netzwerkverzeichnis, landet die PDF zeitnah im System. Aber auch direkter Upload per Webinterface oder per E-Mail-Eingang (mehr dazu später).
• Automatische Texterkennung (OCR): Das Herzstück. Eingescannte Bilder oder gar fotografierte Dokumente werden durchsuchbar gemacht. Selbst in schlecht gescannten PDFs findet Tesseract oft noch erstaunlich viel Text. Optional kann OCR auch auf vorhandene, aber nicht durchsuchbare PDFs nachträglich angewendet werden.
• Klassifikation & Verschlagwortung: Hier entfaltet Paperless-ngx seine wahre Stärke. Mittels „Document Types“ (z.B. „Rechnung“, „Vertrag“, „Kundenanfrage“), „Tags“ (z.B. „Kunde X“, „Projekt Y“, „Dringend“) und „Correspondents“ (Absender/Empfänger wie „Kunde X GmbH“ oder „Lieferant Y“) werden Dokumente strukturiert. Die Automatisierung via „Matching Algorithms“ und „Auto-Tagging“ (basierend auf Inhalten oder Pfaden) spart massiv manuellen Aufwand.
• Mächtige Suche: Die Volltextsuche durchkämmt den OCR-Text und Metadaten. Kombiniert mit Filtern nach Typ, Tag, Korrespondent, Datum etc. wird selbst die Nadel im Heuhaufen schnell gefunden. „Zeig mir alle Mails von Kunde A zum Projekt B aus 2022 mit dem Begriff ‚Lieferverzug'“. Kein Problem.
• Langzeitarchivierung: Dokumente werden standardmäßig im PDF/A-Format gespeichert, dem De-facto-Standard für die digitale Langzeitarchivierung. Das minimiert das Risiko, dass Dateien in Jahren nicht mehr lesbar sind.
• API & Integrationen: Eine REST-API ermöglicht die Anbindung an andere Systeme. Das ist entscheidend für automatisierte Workflows, etwa das Archivieren von Dokumenten direkt aus einer CRM- oder Buchhaltungssoftware heraus.

Ein interessanter Aspekt ist die bewusste Fokussierung. Paperless-ngx will kein vollwertiges ECM-System mit komplexen Workflow-Engines oder Versionierung für laufende Bearbeitung sein. Es ist konsequent auf die Archivierung und Wiederauffindbarkeit abonniert Dokumente, die ihren aktiven Lebenszyklus weitgehend abgeschlossen haben. Genau das macht es für die Kundenkommunikation so passend: E-Mails, Angebote, Verträge, Protokolle – sobald sie final sind, gehören sie ins Archiv.

Kundenkommunikation im Fokus: E-Mails, Anhänge und der Papierkram

Die Archivierung von Kundenkommunikation stellt besondere Anforderungen. Es geht selten um ein einzelnes Dokument, sondern oft um Konversationsfäden mit mehreren Nachrichten und Anhängen. Wie bindet man das sinnvoll in Paperless-ngx ein?

1. Der E-Mail-Eingang: Der erste Hebel

Die einfachste Methode: Nutzen Sie Paperless-ngx als Archiv-Postfach. Konfigurieren Sie einen dedizierten E-Mail-Account (z.B. archiv@ihre-firma.de), der von Paperless-ngx per IMAP regelmäßig abgerufen wird. Mitarbeiter leiten relevante Kunden-E-Mails (inkl. Anhängen!) einfach an diese Adresse weiter. Paperless-ngx erfasst die Mail als PDF (der Mailtext wird zum Inhalt) und hängt die Anhänge als separate Dokumente an. Das ist schnell, aber hat Nachteile: Die manuelle Weiterleitung ist fehleranfällig (wird auch wirklich *alles* Wichtige weitergeleitet?) und der Kontext – wer hat wann was an wen geschickt – geht teilweise verloren, da jede Mail als Einzeldokument behandelt wird.

2. Der bessere Weg: Integration und Workflow

Eleganter ist es, die Archivierung direkt in den Arbeitsfluss zu integrieren:

• Browser-Add-on: Ein Klick im E-Mail-Client (wie Thunderbird oder sogar Outlook mit etwas Konfiguration) und die Mail (inkl. aller Anhänge und des Headers!) wird direkt an Paperless-ngx gesendet. Das geht schnell und erhält den Kontext besser.
• Mail-Server Integration (Fortgeschritten): Mit Tools wie getmail oder fetchmail lassen sich Regeln auf dem Mailserver definieren. Alle E-Mails von/nach bestimmten Kunden-Domains oder mit bestimmten Betreffzeilen können automatisch an Paperless-ngx weitergeleitet werden – ganz ohne manuelles Zutun. Das ist mächtig, erfordert aber Admin-Know-how.
• CRM-Anbindung: Das Ideal: Das CRM ist die zentrale Drehscheibe für alle Kundeninteraktionen. Moderne CRMs bieten oft Möglichkeiten, E-Mails direkt im Kundendatensatz zu speichern. Über die Paperless-ngx API kann dann das finale PDF der Mail-Konversation (ggf. mit Anhängen) automatisch im CRM hinterlegt und zeitgleich in Paperless-ngx archiviert werden. Das schafft die perfekte Verbindung aus aktuellem Zugriff und langfristiger, revisionssicherer Aufbewahrung.

Auf die Konsistenz kommt es an! Egal welchen Weg Sie wählen: Entscheidend ist, dass alle relevanten Kommunikationsstränge erfasst werden und dass dies konsistent geschieht. Ein Mix aus manuellen und automatischen Methoden kann funktionieren, braucht aber klare Regeln und gelegentliche Kontrolle. Nicht zuletzt spielt die richtige Verschlagwortung eine entscheidende Rolle.

3. Klassifizierung: Der Schlüssel zur Wiederauffindbarkeit

Eine E-Mail mit dem Betreff „Terminbestätigung Projekt Phoenix“ landet im Archiv. Gut. Aber wie findet man sie in zwei Jahren wieder, wenn man nur noch weiß, dass es um den Kunden „Schmidt Bau GmbH“ ging? Hier kommen Tags und Korrespondenten ins Spiel.

• Korrespondenten: Pflegen Sie sauber die Absender/Empfänger. „Max.Mustermann@schmidt-bau.de“ sollte dem Korrespondenten „Schmidt Bau GmbH“ zugeordnet sein. Paperless-ngx lernt mit der Zeit und schlägt automatisch den richtigen Korrespondenten vor, wenn ähnliche Mailadressen auftauchen.
• Tags: Tags sind flexibler. Sie könnten Tags für jedes große Projekt anlegen („Projekt_Phoenix“), für Themenbereiche („Angebot“, „Reklamation“, „Terminvereinbarung“) oder für Prioritäten. Wichtig ist ein konsistenter Tagging-Guide, damit nicht ein Mitarbeiter „Reklamation“ und ein anderer „Beschwerde“ nutzt. Paperless-ngx hilft mit Vorschlägen und Auto-Tagging-Regeln (z.B.: Wenn Korrespondent „Schmidt Bau GmbH“ und Betreff enthält „Angebot“, dann Tag „Angebot“ und „Projekt_Phoenix“ hinzufügen).
• Document Types: Definieren Sie spezifische Typen für Kundenkommunikation, z.B. „Kunden-E-Mail“, „Kundenbrief“, „Kunden-Fax“, „Telefonnotiz“. Das erleichtert das Filtern enorm.

Die Mühe lohnt sich. Ein gut getaggtes Archiv ist wie eine perfekt sortierte Bibliothek: Man findet genau das, was man sucht, auch ohne den genauen Titel zu kennen.

Vom Scan zur Cloud: Dokumentenlebenszyklus in der Praxis

Kundenkommunikation ist nicht nur digital. Angebote per Post, unterschriebene Verträge, handschriftliche Notizen nach einem Telefonat – das alles muss ebenfalls ins System. Paperless-ngx ist hierfür prädestiniert.

1. Erfassung: Der Klassiker: Multifunktionsgeräte scannen direkt in einen Netzwerk-Ordner, den Paperless-ngx überwacht. Wichtig: Konfigurieren Sie die Scanner für durchsuchbare PDFs (PDF/A mit Textlayer) oder reine Bild-PDFs, die Paperless-ngx dann OCR’t. Mobile Apps (es gibt Drittanbieter-Apps, die mit der Paperless-ngx API arbeiten) ermöglichen das Scannen direkt vom Smartphone – praktisch für unterwegs erhaltene Unterlagen oder schnelle Notizen.
2. Verarbeitung: Beim Import versucht Paperless-ngx automatisch, Korrespondent, Typ und Tags zuzuordnen. Der Admin definiert dafür Regeln („Matching Algorithms“): Wenn der Dateiname „Angebot_Schmidt-Bau_2023.pdf“ lautet, dann Korrespondent=“Schmidt Bau GmbH“, Document Type=“Angebot“, Tag=“Projekt_Phoenix“. Dateien aus dem Watchfolder „Eingang_Korrespondenz“ bekommen automatisch den Tag „Kundenkommunikation“. Je klarer die Namenskonventionen und Ordnerstrukturen vor dem Import, desto besser funktioniert die Automatik.
3. Manuelle Nachbearbeitung: Kein System ist perfekt. Die Weboberfläche bietet eine übersichtliche „Inbox“, in der neu importierte Dokumente schnell überprüft und ggf. korrigiert oder ergänzt werden können (Korrespondent anpassen, Tags hinzufügen, Typ setzen). Dieser Schritt ist kritisch für die Qualität des Archivs, sollte aber durch die Automatisierung auf ein Minimum reduziert werden.
4. Speicherung: Dokumente werden im konfigurierten Verzeichnis (lokal, NAS, Cloud-Speicher wie S3 kompatibel) im PDF/A-Format abgelegt. Die Metadaten (Tags, Typ, Korrespondent, OCR-Text, Importdatum etc.) landen in der PostgreSQL-Datenbank. Regelmäßige Backups beider Komponenten sind Pflicht!
5. Nutzung & Suche: Jetzt zeigt sich der Wert. Über die Suchfunktion finden Mitarbeiter mit Berechtigung innerhalb von Sekunden alle Dokumente zu einem Kunden, Projekt oder Thema. Dokumente können online angesehen, als PDF heruntergeladen oder per Share-Link (vorsichtig nutzen!) temporär freigegeben werden.
6. Aufbewahrung & Löschung: Paperless-ngx selbst hat keine komplexen Retention-Policies eingebaut. Die Aufbewahrungsfristen müssen organisatorisch festgelegt werden. Löschungen erfolgen manuell oder über Skripte, die auf Metadaten (z.B. Erstelldatum) zugreifen. Hier ist Disziplin gefragt, um Compliance zu wahren. Externe Tools oder Skripte können helfen, den Lebenszyklus zu automatisieren.

Ein interessanter Aspekt für Admins: Paperless-ngx ist sehr transparent. Die Logs zeigen genau, was beim Import passiert ist. Die Datenbankstruktur ist überschaubar. Bei Problemen hat man gute Chancen, selbst auf die Fehlersuche zu gehen oder Hilfe in der aktiven Community zu finden.

Betriebliche Organisation: Der Mensch macht den Unterschied

Die beste Software scheitert, wenn sie nicht in die betrieblichen Abläufe und die Köpfe der Mitarbeiter integriert ist. Die Einführung von Paperless-ngx (oder jedem DMS) ist primär ein Organisationsprojekt, kein IT-Projekt. Hier die Knackpunkte:

• Verantwortlichkeit: Wer ist der „Herr der Dokumente“? Wer definiert die Tagging-Strukturen, die Document Types? Wer prüft die Qualität des Archivs? Wer schult neue Mitarbeiter? Ohne klaren Owner verwaist das System schnell.
• Akteptanz & Schulung: „Das war schon immer so im Postfach/Ordner…“ – Widerstand gegen Veränderung ist normal. Entscheidend ist, den persönlichen Nutzen aufzuzeigen: „Stell dir vor, du suchst nicht mehr stundenlang, sondern findest es sofort.“ Praktische, handfeste Schulungen sind essenziell, nicht nur einmalig.
• Dokumentierte Prozesse: Wie wird eine eingehende E-Mail archiviert? Wie ein gescannter Brief? Wie geht man mit großen Anhängen um? Was passiert mit Entwürfen? Klare, schriftliche Anleitungen und Workflows sorgen für Konsistenz und nehmen Unsicherheit.
• Datenschutz & Berechtigungen: Nicht jeder soll alles sehen. Paperless-ngx bietet ein feingranulares Berechtigungssystem. Wer darf Dokumente nur sehen? Wer bearbeiten? Wer löschen? Wer hat Zugriff auf bestimmte Tags oder Korrespondenten? Die Konfiguration erfordert Überlegung und sollte Datenschutzanforderungen (DSGVO!) explizit berücksichtigen. Besonders sensible Dokumente gehören vielleicht *nicht* in Paperless-ngx, sondern in speziell gesicherte Bereiche.
• Integration in andere Systeme: Paperless-ngx existiert nicht im luftleeren Raum. Wie fließen Dokumente aus der Buchhaltung rein? Wie aus dem CRM? Wie werden Links zu Dokumenten im CRM oder Projektmanagement-Tool hinterlegt? Hier ist die API der Schlüssel. Oft sind kleine, maßgeschneiderte Skripte nötig – eine Aufgabe für den IT-affinen Admin oder einen versierten Entwickler.
• Qualitätskontrolle: Einmal im Quartal stichprobenartig prüfen: Werden die Regeln eingehalten? Sind die automatischen Klassifikationen korrekt? Findet man Testdokumente auch nach komplexen Kriterien? Nur so bleibt das Archiv sauber.

Dabei zeigt sich: Die technische Einrichtung von Paperless-ngx ist in ein paar Tagen erledigt. Die betriebliche Einführung und Etablierung einer „Paperless-Mentalität“ dauert Monate und braucht kontinuierliche Aufmerksamkeit. Der Aufwand lohnt sich, wenn dadurch Reibungsverluste im Alltag reduziert und rechtliche Risiken minimiert werden.

PDF ist nicht gleich PDF: Formate und Langzeitarchivierung

Das PDF-Format ist allgegenwärtig, aber tückisch. Für die Archivierung sind zwei Aspekte kritisch:

1. Durchsuchbarkeit: Ein gescanntes Dokument ist erstmal nur eine Sammlung von Bildern. Der Text ist für die Maschine nicht lesbar. Erst OCR macht es durchsuchbar. Paperless-ngx erzwingt OCR bei Bild-PDFs oder reinen Bilddateien und speichert das Ergebnis standardmäßig als PDF/A mit Textlayer (der unsichtbare Text unter dem Bild). Das ist gut.
2. Langzeitstabilität: PDF/A. Das normale PDF-Format (PDF-1.7, PDF-2.0) ist nicht primär für die Langzeitarchivierung gedacht. Es kann externe Abhängigkeiten (Schriften, die nicht eingebettet sind), JavaScript oder Multimedia-Elemente enthalten, die in Jahren nicht mehr funktionieren. PDF/A (meist PDF/A-2b oder PDF/A-3b) ist ein ISO-Standard, der genau diese Risiken minimiert: Alle Schriften sind eingebettet, JavaScript ist verboten, Metadaten sind standardisiert. Paperless-ngx konvertiert alle Dokumente beim Import in PDF/A-3b (kann konfiguriert werden) oder speichert bereits vorhandene PDF/A-Dateien unverändert. Das ist ein riesiger Vorteil für die langfristige Lesbarkeit.

Vorsicht bei komplexen PDFs: Interaktive Formulare, 3D-Modelle oder ausgefeilte Grafiken können im PDF/A-Format Probleme bereiten oder verloren gehen. Für die reine Korrespondenzarchivierung (Mails, Briefe, einfache Anhänge) ist dies jedoch meist unkritisch. Paperless-ngx bietet die Option, das Original zusätzlich zum PDF/A zu speichern – eine Überlegung wert für Dokumente, bei denen das Layout absolut originalgetreu erhalten bleiben muss, auch wenn es Archivierungsrisiken birgt.

Grenzen und Herausforderungen: Wo Paperless-ngx an seine Grenzen stößt

So gut Paperless-ngx ist – ein Allheilmittel ist es nicht. IT-Entscheider sollten die Grenzen klar im Blick haben:

• Keine Dokumentenbearbeitung: Paperless-ngx ist ein Archiv, kein Editor. Dokumente werden hier nicht verändert (abgesehen von der Konvertierung zu PDF/A). Für die aktive Bearbeitung von Verträgen oder Angeboten sind andere Tools zuständig. Das finale Ergebnis landet dann im Archiv.
• Begrenzte Workflow-Automatisierung: Komplexe Genehmigungsroutinen oder statusgesteuerte Prozesse sind nicht sein Kerngeschäft. Zwar kann man über Tags rudimentäre Status abbilden („zur Freigabe“, „archiviert“), aber für echte Workflow-Engines braucht es andere Lösungen oder aufwändige Eigenentwicklungen auf Basis der API.
• Skalierung bei sehr großen Beständen: Läuft gut bis zu mehreren hunderttausend Dokumenten. Bei Millionen kann die PostgreSQL-Datenbank und die Suche an Performance verlieren. Hier braucht es dann Optimierung (Indizes, Hardware) oder eine andere Architektur, die Paperless-ngx so nicht bietet. Für den typischen Mittelstand ist das aber selten ein Problem.
• Kein Records Management: Die Verwaltung von Aufbewahrungsfristen und die automatische, revisionssichere Löschung nach Fristablauf ist nur sehr rudimentär oder über externe Skripte möglich. Für streng regulierte Branchen kann das ein Ausschlusskriterium sein.
• Abhängigkeit von der Community: Als Open-Source-Projekt gibt es keinen kommerziellen Support mit SLAs. Hilfe kommt von der Community (die sehr aktiv ist!) oder muss intern aufgebaut werden. Große, kritische Enterprise-Einsätze brauchen vielleicht den kommerziellen Rückhalt eines Anbieters.

Nicht zuletzt: Paperless-ngx erfordert technisches Grundverständnis für Installation, Wartung (Updates, Backups) und Fehlersuche. Ein Admin-Aufwand ist definitiv da, auch wenn Docker vieles vereinfacht hat.

Fazit: Ein Quantensprung für die digitale Souveränität

Die Archivierung der Kundenkommunikation ist kein Nice-to-have, sondern eine betriebliche Notwendigkeit – für Compliance, Effizienz und exzellenten Service. Paperless-ngx bietet dafür eine überzeugende, quelloffene Plattform, die den Spagat zwischen Leistungsfähigkeit und überschaubarem Aufwand meistert.

Seine Stärken liegen in der hervorragenden OCR, der flexiblen und automatisierbaren Klassifikation, der mächtigen Suche und der konsequenten Ausrichtung auf die Langzeitarchivierung im PDF/A-Format. Die Integration von E-Mails und Anhängen, wenn auch mit verschiedenen Ansätzen möglich, macht es speziell für diesen Anwendungsfall wertvoll.

Doch der Erfolg hängt entscheidend von der betrieblichen Einbettung ab. Ohne klare Verantwortlichkeiten, definierte Prozesse, Schulung der Mitarbeiter und eine sinnvolle Integration in bestehende Systemlandschaften (CRM, Mail) verpufft das Potenzial. Paperless-ngx ist das Werkzeug, aber der intelligente und konsequente Einsatz macht den Unterschied zwischen einem weiteren digitalen Friedhof und einem lebendigen, wertstiftenden Unternehmensgedächtnis.

Für IT-affine Entscheider und Administratoren, die die Kontrolle über ihre Dokumentenflut zurückgewinnen und die Grundlage für effizientere Abläufe und rechtliche Sicherheit legen wollen, ist Paperless-ngx eine Untersuchung absolut wert. Es ist kein Alleskönner, aber für die Kernaufgabe Archivierung und Wiederauffindbarkeit oft die pragmatischste und wirtschaftlichste Lösung – weit jenseits der teuren Enterprise-Systeme. Probieren Sie es aus, starten Sie mit einem Pilotprojekt (z.B. Archivierung aller eingehenden Angebote und Rechnungen eines Lieferanten). Die Erfahrung, relevante Dokumente sekundenschnell zu finden, ist überzeugender als jede Werbebroschüre.