Paperless-ngx vs. Papermerge: Dokumentenmanagement unter der Lupe

Wer heute über digitale Archivierung spricht, redet selten über Scannen allein. Es geht um intelligente Erschließung, Workflow-Integration und langfristige Dokumentenintelligenz. Zwei Open-Source-Lösungen stehen dabei besonders im Fokus: Paperless-ngx und Papermerge. Beide versprechen, Papierberge in durchsuchbare Datenpools zu verwandeln – doch ihre Ansätze könnten unterschiedlicher kaum sein.

Die DNA der Systeme

Paperless-ngx ist der evolutionäre Nachfolger des ursprünglichen Paperless-Projekts. Technisch basiert es auf Python/Django mit einem React-Frontend. Die Philosophie? Ein schlankes, auf Dokumentenverarbeitung optimiertes System mit klarem Fokus auf Automatisierung. Es lebt von seiner OCR-Engine (meist Tesseract), die nicht nur Text extrahiert, sondern semantische Metadaten automatisch anreichert.

Papermerge hingegen setzt auf Node.js und bietet eine stärker hierarchische Struktur. Sein Kernkonzept: Ein virtuelles Dateisystem mit Ordnern und Unterordnern. Wer traditionelle Dateiverwaltung gewohnt ist, findet hier schneller Orientierung. Allerdings zahlt man dafür mit geringerer Automatisierungstiefe.

Dokumentenerfassung im Vergleich

Import und OCR

Beide Systeme unterstützen Mailserver-Monitoring, API-Uploads und manuellen Import. Der Teufel steckt im Detail: Paperless-ngx nutzt einen konsumbasierten Ansatz. Dokumente landen zunächst im Eingangskorb, wo automatische Klassifizierungsregeln (Matching Algorithms) greifen. Erst nach der Verarbeitung wandern sie ins Archiv. Das ermöglicht eine Art Vorsortierung noch vor der Ablage.

Papermerge verzichtet auf diesen Zwischenschritt. Dokumente werden direkt in der gewählten Ordnerhierarchie abgelegt. Die OCR läuft zwar ebenfalls zuverlässig, doch die Metadaten-Extraktion ist weniger ausgefeilt. Ein interessanter Aspekt: Papermerge unterstützt von Haus aus mehrseitige Dokumente mit unterschiedlichen Inhalten pro Seite – praktisch für komplexe Vertragswerke.

Automatisierte Klassifizierung

Hier zeigt sich Paperless-ngx‘ Stärke. Das System verwendet ein dreistufiges Modell: Korrespondenten, Dokumententypen und Tags. Durch Machine Learning (basierend auf TensorFlow Lite) lernt es kontinuierlich, Dokumente selbständig zuzuordnen. Einmal trainierte Regeln erkennen etwa Telekom-Rechnungen am Layout oder Mietverträge an Schlüsselwörtern.

Papermerge setzt primär auf manuelle Verschlagwortung. Zwar gibt es Stichwortfilter, doch echte KI-gestützte Klassifizierung fehlt. Für kleine Bestände verkraftbar, bei hohem Dokumentenaufkommen wird’s zum Flaschenhals. Nicht zuletzt deshalb ist Paperless-ngx in KMUs mit Rechnungsflut deutlich im Vorteil.

Benutzeroberfläche und Workflow

Papermerges UI orientiert sich an klassischen Dateimanagern. Das bietet niedrige Einstiegshürden, stößt aber bei komplexen Suchszenarien an Grenzen. Die Suche über Tags existiert zwar, fühlt sich aber wie ein nachträgliches Add-on an.

Paperless-ngx dagegen denkt von vornherein in Metadaten. Die Oberfläche ist schlichter, aber konsequent auf Dokumenteneigenschaften ausgerichtet. Der Dashboard-Filter erlaubt Kombinationen wie „Alle Rechnungen von Firma X im Q2 mit Betrag >500€“ in drei Klicks. Ein Detail am Rande: Paperless-ngx zeigt Dokumentenvorschauen deutlich schneller an – bei tausendseitigen PDFs kein Luxus.

Speicherarchitektur und Integrität

Beide Tools nutzen standardmäßig SQLite, migrieren aber problemlos zu PostgreSQL oder MariaDB. Entscheidend ist der Umgang mit Originaldateien: Paperless-ngx wandelt alles in PDF/A um – das ISO-konforme Format für Langzeitarchivierung. Zusätzlich werden Textlayer eingebettet, was Suchvorgänge beschleunigt und Redundanz schafft.

Papermerge speichert Originale unverändert. Nachteil: Ein gescannter JPG bleibt JPG – kein PDF/A. Für Compliance-relevante Archivierung ist das ein Risiko. Positiv: Bessere Unterstützung für Office-Formate. Wer viele .docx oder .xlsx verwaltet, profitiert hier.

Sicherheit und Rechteverwaltung

Papermerges Rollenmodell ist feingranular. Berechtigungen lassen sich bis auf Ordner-Ebene definieren – ideal für Abteilungsarchive mit sensiblen Inhalten. Die Authentifizierung integriert mit OAuth2 und SAML, was Enterprise-Anforderungen genügt.

Paperless-ngx setzt auf einfachere Gruppenrechte. Dokumentenzugriff ist binary: entweder lesbar oder nicht. Keine Ordner-basierten Einschränkungen. Für kleine Teams ausreichend, bei vertraulichen Personalakten wird’s heikel. Immerhin: Die Aktivitätsprotokolle beider Systeme dokumentieren Zugriffe lückenlos.

Integration und Automatisierung

Paperless-ngx trumpft mit einer REST-API auf, die fast jede Funktion abdeckt. Das ermöglicht kundenspezifische Anbindungen – etwa an Warenwirtschaftssysteme. Via Webhooks lassen sich Verarbeitungsketten auslösen („Wenn Rechnung erkannt, in DATEV exportieren“). Die Docker-Installation ist zudem besser dokumentiert.

Papermerge hinkt API-mäßig hinterher. Zwar existiert eine Schnittstelle, sie wirkt aber wie nachgerüstet. Dafür punktet es mit nativen Plugins für Nextcloud und OnlyOffice. Wer bereits in diesen Ökosystemen arbeitet, spart Integrationsaufwand.

Wartung und Skalierung

Beide Systeme laufen problemlos auf einem Raspberry Pi. Ab 100.000+ Dokumenten wird’s interessant: Paperless-ngx profitiert von optimierten Datenbankindizes. Suchanfragen bleiben auch bei großen Beständen unter 500ms. Papermerge kämpft hier mit verzögerten Ordneraufbauten – besonders bei tief verschachtelten Strukturen.

Die Wartung von Paperless-ngx ist anspruchsvoller. Regelmäßige Retraining-Jobs für die KI sind Pflicht. Dafür überzeugt das Update-Management: Neue Versionen migrieren Datenbank-Schemas automatisch. Papermerge-Updates erfordern manuelle Eingriffe – ein Risiko für weniger versierte Admins.

Einsatzszenarien: Welches Tool für wen?

Paperless-ngx glänzt bei:
– Hohem Automatisierungsbedarf (Rechnungen, Belege)
– KI-gestützter Verschlagwortung
– Compliance-fokussierten Archiven (PDF/A)
– Entwicklerlastigen Umgebungen mit API-Integrationen

Papermerge überzeugt bei:
– Hierarchischen Ablagestrukturen nach physischem Vorbild
– Unternehmen mit strengen bereichsweisen Zugriffsrechten
– Gemischten Dokumententypen (Office + PDF)
– Nextcloud/OnlyOffice-Nutzern

Die Gretchenfrage: Zukunftssicherheit?

Auf GitHub zeigt Paperless-ngx eine lebendigere Community: 400+ Forks, monatliche Updates, transparente Roadmap. Die Docker-Pulls liegen um Faktor 10 höher. Papermerge entwickelt sich langsamer, setzt aber auf stabile Releases. Wer auf Innovationsgeschwindigkeit setzt, liegt mit Paperless-ngx richtig. Wer maximale Stabilität braucht, könnte bei Papermerge besser schlafen.

Ein nicht zu unterschätzender Punkt: Die Dokumentation. Paperless-ngx erklärt jedes Feature mit Praxisbeispielen – selbst komplexe Regular Expressions für Parsing Rules. Papermerges Handbuch bleibt vager. Für Einsteiger ein echtes Manko.

Fazit: Kein besser oder schlechter, sondern anders

Die Wahl zwischen Paperless-ngx und Papermerge ist keine Glaubensfrage, sondern eine Architektur-Entscheidung. Wer Dokumentenintelligenz und Automatisierung priorisiert, kommt an Paperless-ngx kaum vorbei. Sein KI-gestützter Ansatz reduziert manuelle Arbeit radikal – das spricht nicht zuletzt Controller und Buchhaltungen an.

Papermerge hingegen bietet konservative Strukturierung und granulare Sicherheit. Es fühlt sich an wie eine digitale Akte – vertraut für Nutzer ohne DMS-Erfahrung. Für Projektordner oder Abteilungsarchive mit Zugriffsbeschränkungen ist es oft die schlankere Lösung.

Beide Systeme beweisen: Professionelle Dokumentenarchivierung muss nicht teuer sein. Mit überschaubarem Administrationsaufwand ersetzen sie nicht nur Aktenschränke, sondern schaffen dokumentengetriebene Workflows. Wer heute noch manuell Rechnungen sortiert, sollte beide Tools probehalber installieren – es lohnt sich. Denn am Ende zählt nicht der perfekte Scanner, sondern die Auffindbarkeit des Dokuments in drei Jahren.