Die Aktenberge wachsen, der Drucker jammer, und die Suche nach dem Rechnungsbeleg von Q3/22 artet zur Schatzsuche aus. Wer Dokumentenmanagement ernst nimmt, stolpert früher oder später über Paperless-ngx – die Open-Source-Lösung, die sich in Linux-Kreisen längst zum De-facto-Standard gemausert hat. Doch was, wenn Ihr Ökosystem Windows heißt? Keine Sorge: Mit der richtigen Vorbereitung läuft das Archivierungssystem auch unter Microsofts Flagge erstaunlich reibungslos.

Warum überhaupt Paperless-ngx?

Bevor wir in die Installationsgräben kriechen: Das Projekt verdient eine knappe Einordnung. Es handelt sich um die Weiterentwicklung des ursprünglichen Paperless, das 2021 eingestellt wurde. Die Community griff den Code auf und schuf mit ngx („next generation“) ein bemerkenswert ausgereiftes System. Kernstück ist die automatische Verarbeitung von PDFs, Scans und E-Mails: Texterkennung (OCR), Metadaten-Extraktion und intelligente Kategorisierung via Machine Learning. Ein Beispiel: Wer monatlich 50 Stromrechnungen einscannt, muss nicht manuell „Energieversorger GmbH“ als Absender hinterlegen – Paperless-ngx lernt das Muster und schlägt die Zuordnung automatisch vor.

Verglichen mit proprietären DMS-Lösungen fällt besonders die Flexibilität ins Gewicht. Keine Lizenzkosten, keine Vendor-Lock-ins, dafür volle Kontrolle über Datenhoheit und Speicherort. Nicht zuletzt deshalb findet man es in Behörden, mittelständischen Betrieben und bei datenschutzsensiblen Freiberuflern. Der Haken? Die Dokumentation zielte lange auf Linux-Server. Dabei zeigt sich: Mit Docker als Brückenbauer funktioniert die Migration erstaunlich elegant.

Die Stolpersteine vor der Installation

Windows ist kein natürliches Habitat für Paperless-ngx. Zwei Hürden gilt es zu nehmen: Das System basiert auf Python und läuft idealerweise in containerisierter Umgebung. Hier kommt Docker ins Spiel – aber Vorsicht, nicht jede Windows-Version spielt gleich mit.

Voraussetzungen im Check:

• Windows 10/11 Pro oder Enterprise: Home-Editionen scheitern an der Hyper-V-Virtualisierung. Wer nur Windows Home hat, muss entweder auf Upgrade oder Linux-Dual-Boot umschwenken.
• WSL 2: Das Windows Subsystem für Linux (Version 2) ist Pflicht. Nachzureichen via wsl --install in PowerShell. Ein Neustart folgt unweigerlich.
• Docker Desktop: Unabdingbar – aber hier lauert die erste Tücke. Nach der Installation muss in den Einstellungen explizit „Use WSL 2 based engine“ aktiviert werden. Vergisst man das, endet das Vorhaben im Dependency-Chaos.
• Ressourcen: 4 GB RAM sollten Minimum sein, vor allem wenn OCR parallel läuft. Speicherplatz? Kommt aufs Dokumentenvolumen an, aber unter 50 GB wird’s eng.

Ein Praxis-Tipp: Deaktivieren Sie vorherige Virtualisierungs-Tools wie VirtualBox. Konflikte sind sonst vorprogrammiert. Und ja, das klingt nach Bastelei – aber der Aufwand lohnt sich für den entfallenden Papierstau.

Installation: Schritt für Schritt durch den Dschungel

Hier wird’s konkret. Wir setzen voraus, dass WSL2 und Docker Desktop laufen. Öffnen Sie PowerShell als Administrator – das ist entscheidend für Dateirechte.

1. Das Repository klonen

Legen Sie zuerst ein Arbeitsverzeichnis an, etwa C:\paperless. Dann:

git clone https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx.git
cd paperless-ngx

Warum Git? Manche umgehen es, indem sie das ZIP-Archiv runterladen. Aber Updates werden so zur Qual. Mit Git holt man später neue Versionen via einfachem git pull.

2. Konfiguration anpassen

Die Datei .env ist der Steuerungshebel. Öffnen Sie sie mit einem Editor wie VS Code (nicht Notepad – Zeilenumbrüche!). Wichtige Einstellungen:

PAPERLESS_URL=http://localhost:8000
PAPERLESS_DATA=c:/paperless/data
PAPERLESS_MEDIA_ROOT=${PAPERLESS_DATA}/media
PAPERLESS_CONSUMPTION_DIR=${PAPERLESS_DATA}/consume

Achten Sie auf die Slash-Richtung! Linux-Pfade nutzen forward slashes (/), was unter Windows funktioniert – aber nur mit absoluten Pfaden. Der consume-Ordner ist später die Abwurfstelle für neue Dokumente.

3. Docker-Compose starten

Jetzt kommt der magische Befehl:

docker compose up -d

Das -d startet die Container im Hintergrund. Erwarten Sie einen längeren Download: Images für PostgreSQL, Redis, Tika und eben Paperless-ngx werden gepullt. Bei langsamer Leitung gerne mal 15-20 Minuten. Fehlermeldungen wie „port already allocated“? Dann läuft schon etwas auf Port 8000 – etwa ein anderer Webserver.

4. Erstkonfiguration im Browser

Navigieren Sie zu http://localhost:8000. Es erscheint die Einrichtungsmaske:

• Admin-Benutzer anlegen (Merken Sie sich das Passwort!)
• Sprache wählen (Deutsch voll unterstützt)
• Zeitzone setzen (Berlin, Frankfurt etc.)

Schon fertig? Fast. Jetzt fehlt noch der letzte Schliff.

Post-Installation: Wo der Teufel steckt

Das Grundgerüst steht, aber drei Knackpunkte entscheiden über Praxistauglichkeit:

Dateirechte unter Windows

Docker-Container laufen in WSL2 – einer Linux-VM. Die gemounteten Windows-Ordner (C:\paperless\data) haben aber oft falsche Rechte. Symptom: Paperless kann keine Dateien speichern. Abhilfe schafft ein PowerShell-Kommando nach jedem Systemstart:

icacls "C:\paperless\data" /grant "Benutzer:(OI)(CI)F"

Oder dauerhaft: In Docker Desktop unter „Settings > Resources > File Sharing“ den Pfad hinzufügen.

OCR-Leistung optimieren

Die Standard-OCR-Engine (Tesseract) ist solide, aber langsam. Wer Massenscans plant, sollte in der .env folgende Zeile ergänzen:

PAPERLESS_OCR_THREADS=4

Passt die Threadzahl an Ihre CPU-Kerne an. Und: Nutzen Sie direkt durchsuchbare PDFs (Textlayer enthalten), spart das 80% OCR-Zeit.

Der Consume-Ordner

Hier landen Dateien zur automatischen Verarbeitung. Aber: Standardmäßig überwacht Paperless nur das Container-interne Verzeichnis. Damit der Windows-Explorer darauf zugreift, muss ein Volume-Mapping her. In der docker-compose.yml unter „services – webserver – volumes“ ergänzen:

- c:/paperless/data/consume:/usr/src/paperless/consume

Danach docker compose down und wieder up -d. Jetzt klappt’s mit Drag-and-Drop.

Alltagstauglichkeit herstellen

Jetzt wird’s spannend: Wie macht man aus der Technikdemo ein produktives DMS?

Tags und Korrespondenten

Bevor Dokumente fluten, legen Sie die Taxonomie an. Tags wie „Rechnung“, „Vertrag“ oder „Steuer“ sind offensichtlich. Aber denken Sie an Abteilungsbezug („Einkauf“, „Personal“) und Projektnamen. Korrespondenten (Absender/Empfänger) profitieren von konsistenter Namensgebung: „Energie AG“ statt mal „Stadtwerke“, mal „Energy Corp“.

Postfäder automatisieren

E-Mails als PDF-Quelle? Paperless-ngx kann IMAP-Postfächer überwachen. In der Weboberfläche unter „Einstellungen > Mail-Accounts“ hinterlegen. Praxistipp: Legen Sie einen dedizierten Mail-Alias wie dokumente@ihre-firma.de an – so landet kein Spam im Archiv.

Scanner-Integration

Die meisten Multifunktionsgeräte können direkt in Netzwerkordner scannen. Richten Sie als Ziel einfach den consume-Ordner ein. Bei Windows-Freigaben den Pfad als \\localhost\c$\paperless\data\consume angeben (nach Freigabe von C$).

Die Suchfalle vermeiden

Die Volltextsuche ist mächtig – aber nur mit Index. Vergessen Sie nicht, unter „System > Aufgaben“ den „Document index“ regelmäßig laufen zu lassen. Bei großen Archiven: Nachtabarbeit einplanen.

Sicherheit: Nicht nur ein Linux-Thema

Ein Windows-Host ändert nichts an grundlegenden Risiken. Drei kritische Punkte:

• Exposed Ports: Paperless läuft standardmäßig auf Port 8000 – offen im Netzwerk. Für Produktivbetrieb unbedingt per Reverse Proxy (Nginx, Traefik) absichern und HTTPS erzwingen.
• Updates: Container-Images haben Schwachstellen. Regelmäßig docker compose pull und neu starten nicht vergessen.
• Backups: Docker macht Ihre Daten nicht magisch resilient. Sichern Sie mindestens zwei Pfade:
  1. Das gesamte data-Verzeichnis (Dokumente, Index)
  2. Die PostgreSQL-Datenbank via docker exec -t paperless-db pg_dumpall > backup.sql

Ein interessanter Aspekt: Paperless-ngx speichert Metadaten in der DB, Dokumente jedoch als Dateien. Wer Cloud-Backups nutzt (z.B. BorgBase, Rclone), kann so Bandbreite sparen – nur Änderungen hochladen.

Wartung: Damit es rundläuft

Die Docker-Umgebung vereinfacht Betrieb, aber nicht komplett:

• Logging: Bei Fehlern helfen Logs: docker compose logs -f zeigt Echtzeit-Output.
• Updates: Neue Version? Einfach ins Verzeichnis wechseln, git pull, dann docker compose down gefolgt von docker compose up -d --build.
• Speicherfresser OCR: Tika erzeugt großen Temp-Müll. Ein Cron-Job (oder Windows Task) sollte regelmäßig docker system prune -f ausführen.